会议室使用管理规定

为加强研究院会议室管理，确保会议室的规范、有效使用，特制定本管理方法。具体内容如下：
   1．会议室是研究院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所，未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括：302会议室、306学术报告厅、409咖啡厅。
   2．会议室由院办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经院办公室允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
   3．会议室实行提前预约制度。相关人员（部门）使用会议室，需填写相应的申请表，包括会议主要内容、参会人数、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息，经登记批准后方可使用。
   4．使用人应爱护会议室设施，并保持会议室清洁。活动期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是多媒体设备等。
   5．会议室活动结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗，对会议室进行清扫和整理，如有损坏照价赔偿。经劝说后，仍未自觉遵守各项规定，将停止其继续借用会议室。
   6．严禁涉及商业的各类活动。
   7．本暂行办法自2012年1月1日起实行。

具体流程：

1. 填写发送申请表到 hufeina@xmu.edu.cn 进行预约登记。

2. 待审核通过后即可按时对号使用会议室。

3. 会后做好整理工作并联系管理员进行交接。

说明：

1．一般性会议需提前3天填写发送《会议室使用申请表》至 hufeina@xmu.edu.cn 处登记申请，以便总体协调，审核通过后即可使用对应会议室；每周固定的组会上课等，只需每学期初发送《例会使用申请表》登记备案一次，不必重复申请。

2．届时请申请者提前10分钟到102登记领用钥匙，需晚上使用的请于当天下午17:30分之前到102提早登记领用，遇法定节假日请提早于上班时间与管理员联系。若在预定时间不能按时使用时，申请人应及时通知管理员。

3．会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；如遇特殊情况、紧急会议可先通知院办公室负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。

4．会议室管理员：胡老师，联系方式：2183063，办公室：亦玄馆102。

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2012年1月1日